L’obligation d’information à communiquer à l’embauche désormais précisée

La loi du 9 mars 2023 n°2023-171 du 9 mars 2023 a transposé la directive 2019/1152 du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne.

Ces diverses dispositions imposent à l’employeur de communiquer au salarié fraichement embauché des informations plus détaillées qu’auparavant.

« L’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail » (article L1221-5-1 du code du travail)

Les modalités de cette obligation d’information ont été précisées le 31 octobre 2023 par la parution du décret d’application de cette loi (décret n°2023-1004 du 30 oct. 2023) et font l’objet des points suivants :

• Les informations à fournir au salarié à compter du 1^ernovembre 2023

À compter de cette date, les documents mentionnés à l’article L1221-5-1 du Code du travail doivent comporter a minima les informations suivantes :

« 1° L’identité des parties à la relation de travail ;

2° Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;

3° L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;

4° La date d’embauche ;

5° Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;

6° Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;

7° Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;

8° Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 ;

9° La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;

10° La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;

11° Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;

12° La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;

13° Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;

14° Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées. » (article R1221-34, nouveau, du code du travail)

La communication des informations mentionnées aux points 7° à 12° ainsi qu’au 14° ci-dessus peut se matérialiser par un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables (article R1221-35, nouveau, du Code du travail)

À noter que les données relatives à l’identité des parties, aux lieux de travail, au poste, à la date d’embauche, à la date de fin ou à la durée du CDD, à la période d’essai, à la rémunération et à la durée du travail doivent être communiquées personnellement au plus tard le 7^ème jour calendaire à compter de la date d’embauche (1° à 5°, 11°, 12° de l’article R1221-34 et R1221-35, nouveaux, du code du travail).

Les autres informations quant à elles sont communiquées dans le délai d’un mois à compter de la même date.

• Les informations complémentaires concernant les salariés envoyés à l’étranger

Outre les informations précédemment listées, lorsqu’un salarié exerçant son activité professionnelle sur le territoire français est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives, les documents d’information doivent comporter les précisions suivantes :

« 1° Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;

2° La devise servant au paiement de la rémunération ;

3° Le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;

4° Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié. » (article R1221-36, I, nouveau du code du travail)

Dans le cas où le salarié relèverait du champ d’application de la directive 96/71/CE du 16 décembre 1996 s’agissant du détachement de travailleurs effectué dans le cadre d’une prestation de services, le salarié appelé à travailler dans un autre État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen est informé :

« 1° De la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil ;

2° Le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyages, de logement et de nourriture ;

3° De l’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil conformément aux dispositions de l’article 5, paragraphe 2 de la directive 2014/67/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 relative à l’exécution de la directive 96/71/CE »

Les informations relatives à la devise servant au paiement de la rémunération et à la rémunération à laquelle le travailleur a droit en vertu du droit applicable de l’État d’accueil doivent lui être communiquées avant son départ (alinéa 1^er de l’article R1221-37, nouveau, du Code du travail).

L’intégralité de ce qui précède doit être adressé au salarié avant son départ (alinéa 2^nd de l’article R1221-37, nouveau, du Code du travail).

• Les moyens de transmissions des informations

Dans cet objectif, l’employeur pourra adresser l’ensemble de ces éléments (article R1221-39, nouveau, du Code du travail) :

• soit sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
• soit sous format électronique, à condition que :
  • le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique ;
  • les informations puissent être enregistrées et imprimées
  • l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

• Dans le cas d’une modification en cours de contrat

En principe, le décret prévoit une remise au salarié d’un document indiquant ces informations « dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification » selon les modalités de transmissions listées ci-dessus (alinéa 1^er de l’article R1221-40, nouveau, du Code du travail).

Par exception, l’employeur n’est pas tenu par cette obligation lorsque la modification d’informations résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et règlementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur (alinéa 2^nd de l’article R1221-40 précité).

• Une mise en demeure préalable au contentieux

À supposer que l’employeur n’a pas fourni les informations obligatoires dans les délais requis –7 jours ou 1 mois selon la nature de l’information– ou si ces informations sont incomplètes, le salarié peut les exiger judiciairement sous réserve d’avoir préalablement mis en demeure son employeur de les lui communiquer (article R1221-41 du Code du travail).

Ce n’est qu’en l’absence d’exécution volontaire dans un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure que le salarié pourra saisir le conseil de prud’hommes.

• Entrée en vigueur et contrats en cours

Les dispositions du décret s’appliquent lors de toute embauche depuis le 1^er novembre 2023, mais aussi aux salariés dont le contrat est en cours au 1^er novembre.

Pour ces derniers, l’article 7 du décret du 30 octobre prévoit que lorsqu’une ou plusieurs informations n’ont pas été communiquées à un salarié recruté antérieurement au 1^er novembre 2023, celui-ci peut demander communication à tout moment auprès de son employeur, qui est tenu d’y répondre dans le délai de 7 jours ou d’un mois selon la nature de l’information.